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岳阳市首届“档案工匠”候选人事迹材料——湖南健朗药业有限责任公司档案管理员何慧
编稿时间: 2020-11-05 14:02 来源: 岳阳市档案学会 
 

咬定青山不放松

——记湖南健朗药业有限责任公司档案管理员何慧


如果说,革命事业是一架庞大的机器,那么,档案管理工作就是这架机器底座的一个部件,而档案管理员,则是连接这架机器底座的一枚螺丝。

湖南健朗药业有限责任公司档案室管理员何慧,恰恰就是这样一枚小小的螺丝。

而立之年刚到,何慧就被调到健朗药业公司档案室任管理员。踏进档案室的第一感觉是:比较凌乱。二楼的档案室内,部分档案没有分类摆放,一些档案资料也没有整合,档案查找比较困难。她没有抱怨,“组织上把我放在这里,就是这儿需要我”。于是,她沉下身子,凭着自己的认知清理起来。

光凭热情不行,档案管理是门科学,特别是进入新世纪,对档案工作的要求越来越高,必须要掌握相关的业务知识。于是,她向内行学,在书本上找,在电脑上查,再从档案室已有的分类中悟,慢慢地她理出了一些头绪。

2011年12月,公司为档案管理配备了硬件条件更好的房间,将档案室从二楼搬到一楼。搬迁前,何慧心中就有了谱,她根据公司的特点,将档案资料分为文书档案、财务档案、科技档案、技术档案四大块。在大家的帮助下,档案很快搬完啦,她把房门一关,一个人静悄悄地忙碌起来。

望着眼前的一盒盒黄卷,她的心有些激动,这可都是宝贝呀。这些档案,记载了公司自成立到发展到壮大的轨迹,见证了公司生产设备从落后到先进的历程,记录了产品从原始到前卫的变迁。她意识到,虽然档案工作不起眼,不能创造惊天动地的奇迹,却是一个见证历史、保存历史的藏经库。中华五千年的历史,不就是靠一代又一代的书卷记录并保存才延续至今的吗?面对纷繁复杂的文件档案,她利用档案柜更新的时机,将建厂以来的全部档案资料清理了一遍,遇到重要的还拿出来看一看,以增进印象和熟悉度。她小心翼翼地将上级主管部门下发的、公司制定的所有文件、通知、信函等纳入文书档案,将公司药品生产、注册和证书等纳入科技档案,将所有财务凭证、账本分年度纳入财务档案,将各类设备、将各类设备、基建、图纸和各类奖励证书纳入技术档案。各类档案的收集、整理、装订、分类、编目、编号、装盒,她都一丝不苟。至今在任何时候,她都能快速准确地找到相关档案资料。

偌大的档案室,17个档案柜,个个铁柜比她高出一个头,每个铁柜分为5层,每层摆放20个档案盒,这几排铁柜足足排列着1700个盒子,而每个盒子从归类、整理到摆放,分门别类地进行登记,贴上资料目录单,仅这里里外外来回的脚步移动、蹲下直立反反复复腰部的运动,一天下来直累的她腰酸背痛,四肢乏力。她硬挺着,将每一盒档案卷准确无误地摆在应有的位置,又在每个铁柜上按案卷性质分类贴上自己亲手制作的电脑标签,直到所有档案规范、齐整如列兵般地立在档案柜里,她又坐在了电脑桌前。

那段时间,一栋四层的办公楼,她办公室的灯光常常亮到深夜。当时正值寒冬,一楼的档案室室内温度特别低,由于长时间坐在电脑前忙于输卷,她的手脚冻得冰凉。整个公司办公楼静悄悄的,只能听见她敲击键盘的声音,不时有一股莫明的恐惧袭上心头。一天晚上,她正在电脑前全神贯注地输卷,突然有人在敲门,她一阵恐慌,听到门外熟悉的口音才敢打开房门。原来是公司值班门卫见她这么晚还在加班,好心过来看一下,没料到,竟把她吓到了。由于长时间坐在电脑屏幕前,双眼疲惫,晚上加班后关灯回家,走廊里一片漆黑,眼睛一时竟反应不过来,有时只能摸索着出办公楼。

一番努力,没有白费。一个达到6S标准、规范、整齐,有序的公司档案室,在她手里建立起来,确保了公司档案管理的顺利达标升级。

现代企业的运行,靠严格的规章制度作保证,档案管理也一样,实践使何慧深谙这一点。在公司领导的支持下,她又开始琢磨如何建立一整套的与之相适应的档案管理制度。

既要符合相关法律法规和上级要求,又要结合企业自身特点方便工作,带着这个原则她开始大海捞针,如同海绵一般从不同的方向吸收营养。书本、网络是她接触最多的。为此,她几次阅读了国家颁布的《档案法》和《保密法》,翻阅《档案管理学》等专业书籍,经常上网查看国家、省、市档案局(馆)网站或公众号,从中学习相关业务知识,寻找建制的根据与启示。

作为妻子、母亲、女儿、媳妇,何慧与大家一样,身份各异,责任同样。生活中同样离不开酱米油盐,少不了家庭的羁绊。但只要稍有空闲,她就会把心思用在怎样建立制度上。加班,一段时间于她是常事,她早已记不清多少次加班回家晚了,轻轻打开房门,生怕吵醒熟睡的家人;也记不清自己多少回把资料带到家里,待孩子熟睡后再继续自己的工作。终于,2016年底,她完成了6章54条、涵盖档案收录、整理、保管、查阅等一系列流程的《湖南健朗药业有限责任公司档案工作管理办法》,随后,公司《档案管理规程》等档案管理相关制度在她手上相继出台。她并不满足,又主动承担主持、编撰《湖南健朗药业有限责任公司大事记》、《湖南健朗药业有限责任公司组织机构沿革》等公司文献。她的付出,不仅使公司档案管理跃上一个崭新的台阶,也为公司历史进程留下了珍贵的史册,得到了公司领导的支持与上下一致的认可。

成绩有了,掌声有了,她仍然不满足。她想到传统的档案查阅费时费力,而且翻阅纸质档案会不同程度损伤档案原件。为改变传统查阅的不便,提高查阅效率,从而达到保护档案、顺应社会发展的目的,她思考将电子软件运用到管理公司档案中。由此,她特别关注档案信息化管理的学习和运用,借助档案软件系统,通过自身熟练的电脑技术,她尝试信息数据管理,建立有关业务电子档案,并编制、运用检索工具,抓紧每年入库文件材料的数字化加工,建立完整的目录体系,加速全文扫描,实现信息一键查询,更好地发挥了信息化强大功能,为档案的利用提供便捷服务。又是一段时间的辛劳,现在,打开电脑检索目录,各类档案资料一目了然。公司电子档案的建立健全,有效促进了档案工作的规范化管理,提高了档案利用效率。

结合多年的工作实践,通过对日常工作的探索与总结,何慧将自己的心得与研究以论文的方式,毫不保留地奉献给社会。仅2019年6月至9月,她就以独立作者的身份,在国家级期刊《企业文化》相继发表了《新形势下企业档案管理工作的创新发展思路》、《信息技术在企业档案管理中的运用》、《现代制药企业档案管理工作的信息化建设浅谈》三篇论文,着眼于档案管理的时代潮流、社会功能,将自己的经验、思考和盘托出,对提高全社会对档案工作的认知,和加强档案管理者对工作的自我认知,提高他们的业务能力,都有一定的裨益。

以女人特有的心细未雨绸缪,她想到档案工作与保密工作不应只局限于档案工作者,应当让更多人了解并关心与重视。于是,近期她又精心编制了《档案管理培训》、《档案的收集与整理》等8个课件,准备以PPT课件的形式进行授课讲解。

如落叶扑向大地,江河流向海洋,这些年里,何慧始终将自己的根基牢牢植于档案管理事业中,为企业的发展、国家的圆梦奉献着自己。一分耕耘一分收获,2014年,她被评为“青年岗位能手”,2017年,又被评为“年度岗位之星”,2017年起连续三年被评为“优秀共产党员”,并于2018年6月荣记三等功一次。拥有研究生学历的她,2019年取得档案系列高级专业技术职务资格证——副研究馆员,2020年又成为了湖南省档案学会会员、岳阳市档案学会会员,并担任了岳阳市档案系列初、中级职称评委库评委委员。

 
 
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