近期，全国各地自然灾害、生产安全事故多发。2023年12月18日，甘肃临夏州积石山县发生6.2级地震，给人民群众的生命财产造成重大损失。11月16日，山西吕梁市永聚煤矿一办公楼发生火灾，造成26人死亡、38人受伤。2024年1月19日，河南南阳方城县独树镇英才学校宿舍楼发生火灾，致13人遇难。1月24日，江西新余市渝水区一临街店铺发生火灾，造成39人死亡、9人受伤。2月4日，受降雪及路面结冰影响，多地多趟高铁停运或晚点，158个高速路段封闭，1081个收费站关闭。这些自然灾害和生产安全事故给我国重特大事件应对管理工作提出了不小挑战，也对相关档案利用提出了迫切需求。

    2022年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强重特大事件档案工作的通知》（以下简称《通知》）提出，“收集好、保管好、利用好重特大事件档案，对于总结历史经验教训、维护国家安全和社会公共利益、推进国家治理体系和治理能力现代化具有重要意义”，要“不断提升重特大事件档案利用效能”。目前，部分档案部门在重特大事件发生后，能够及时高效开展资政等工作，得到了地方党委政府的肯定，但与党中央关于重特大事件档案工作决策部署相比，尚有较大提升空间，尤其是在精准预测事件、制定救援处置方案和赢得救援时间等方面。

    自然灾害和生产安全事故具有突发性、紧急性等特点，要求短时间内精准提供档案利用，而传统的开发利用手段存在调档时间长、信息内容繁琐、精准度低、效果不佳等缺点。基于此，档案部门要坚持超前谋划、及早部署、平战结合，创新理念方法，再造利用流程，确保在重特大事件应对管理中档案“拿得出、用得上、起作用”。

    一要超前谋划。即在平时准备好档案资源，一旦事件发生，档案能拿得出。不少档案部门囿于传统思维，在重特大事件发生后才着手检索、复制工作，需要大量时间。而此时的档案利用往往要争分夺秒，传统方式显然无法满足事件处置的需要。为此，要超前谋划，将检索、复制、修复等环节前置，不必等到事件发生时再准备。应在平时及早开展检索工作，梳理档案资源，摸清底数，按类别形成专题目录。如，按自然灾害、生产安全事故、公共卫生安全事件、社会安全事件分类建立专题档案目录，每类目录按一定层次逻辑细分至事件级。同时，将这些检索出的档案提前复制，对破损严重或字迹不清的提前进行修复，专柜存放，以备不时之需。鉴于这些工作与重特大事件档案专题数据库建设工作内容高度重合，各级档案部门可将两者结合起来，合并实施。

    二要及早部署。即在平时做好利用准备工作，一旦事件发生，档案能用得上。许多重特大事件档案尚未开放，档案室对外提供利用或编研利用均需进行审核和审批。为此，在形成专题目录、复制档案后，可按用途提前办理利用审核手续，以免在重特大事件发生、需要紧急用档时耽误时间。考虑到利用人员多为党委政府负责重特大事件应对管理的指挥人员，利用审核标准可适当放宽。与此同时，还要做好与党委政府办、重特大事件应对处置主管部门或重特大事件协调机制的对接，提前确定利用时的交接人员并办理用档审批手续，协商好交接地点和方法，保持通信畅通。对跨地区、跨部门、跨单位调阅档案的，要提前谋划，建立跨地区、跨部门、跨单位调档协同机制，建立联络员制度，确保沟通顺畅。

    三要平战结合。即在平时精准研判利用需求，一旦事件发生，档案能起作用。重特大事件应对处置工作的紧急性对利用的精准性提出了较高要求。有些档案部门在提供利用时不作区分，将整个事件所有档案一股脑儿提供，让应对处置人员在极其紧急情况下“档海捞针”，导致因阅档费时费力而不得不放弃利用。为此，要平战结合，精准研判利用需求。平时，多提供有利于重特大事件预测的档案，不断提高预测能力。事件发生时，重点提供有关处置和救援方案的档案，加快处置方案的制定。救援工作开展后，重点提供新闻发布、救援物资管理发放、次生灾害发生等方面档案。救援工作或处置后期，重点提供善后或灾后重建档案。还可对档案进行深入研究，对应对处置工作中存在的漏洞提出改进建议，与各批次档案一并提供。

    另外，也可将此项工作与案例库建设工作结合起来。案例具有典型、形象、易用等特点，将重特大事件应对管理方法以案例形式予以呈现，是进一步发挥档案作用的有效方法。要整合力量，与应对管理部门、高等院校、科研机构等合作，形成一批可借鉴、可复制的典型案例，汇总形成案例库。要发挥资源优势，开展重特大事件规律特点研究，形成预测性提示性资政报告，为本地区本部门本单位重特大事件的应对提供决策参考。

    原载于《中国档案报》2024年2月22日 总第4100期 第三版