岳档发〔2018〕15号

市直有关单位：

市委对贯彻落实《中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅关于做好机构改革中档案处置工作的通知》（湘办发电〔2018〕133号）文件高度重视，为切实做好全市机构改革中的档案处置工作，维护档案完整与安全，遵照市委领导的批示和指示，特制定如下实施方案：

一、高度重视机构改革中的档案处置工作

新一轮机构改革工作，任务重，要求高，涉及面广。各单位档案资料是本单位历史活动和过程的真实记录，是备以查考的历史依据和真实凭证，是不可再生的宝贵资源，也是国家档案资源的重要组成部分。机构改革中的档案处置工作是一项政治性、政策性很强的工作，各涉及机构改革单位（以下简称涉改单位）要高度重视，将其纳入机构改革组织实施的总体部署，做到档案处置工作与机构改革工作同步推进，档案处置不到位，相关档案处置机构和人员不能散。

各涉及机构改革单位（以下简称涉改单位）要成立档案处置工作领导小组，单位主要负责人担任组长，科学制定本单位的档案管理和处置工作方案，明确档案归属与流向、档案处置工作负责机构和人员、编制档案处置工作时间表。档案管理和处置工作方案在全市机构改革方案正式公布一周内报市档案局审查批准后执行。

新组建的单位要及时明确档案管理机构和档案管理人员，建立健全档案管理工作制度，有序地开展档案管理工作。要按照“三定”规定，编制好本单位文件材料归档范围和保管期限表，并按有关规定报市档案局审查同意后执行。

为确保全市机构改革档案处置工作顺利进行，岳阳市档案局成立机构改革档案处置工作领导小组，负责全市涉改单位档案处置工作的业务指导、监督和档案接收。市档案局党组书记、局长许勇球任组长；党组成员、副局长赵小龙任副组长；党组成员马岳生，党组成员、副局长余伏良，办公室、业务指导科、法规科、人教科、档案管理科、开发利用科等科室负责人为成员。领导小组办公室设业务指导科，王收良同志任办公室主任。

市档案局将于2018年10月至11月对全市所有机关事业单位的档案管理工作进行全面地检查，以此督促各单位将历年来的档案收集、整理上架，为机构改革档案的处置作好前期准备工作。

二、明确机构改革单位档案的归属与流向

依据国家档案法规，机构改革单位档案的处置要以维护单位历史真实性和完整性为原则，各单位在原机构变动前形成的全部档案（除在职人员和离退休人员的人事档案以外）为一个整体，不得分散。其归属和流向按以下规定执行：

（一）不再保留、撤销的机构，其全部档案由原单位按专业要求整理好后向市档案馆移交。

（二）由两个或两个以上的机构合并组建为一个新的机构的，其全部档案由原单位或者新组建的单位按原机构全宗直接向市档案馆移交，不得分散。新机构形成的档案另立全宗进行管理。新组建机构因工作需要暂时保留涉改单位档案的，必须报市档案局同意，由新机构代为保管，达到规定年限后再移交市档案馆。

（三）重新组建或以原机构为基础组建、更名、职能优化的部门和单位，沿用原档案全宗。

（四）新组建的独立机构和隶属关系发生变化的机构，自组建或隶属关系发生变化之后独立管理好档案，由市档案馆安排档案全宗号。组建的委员会或领导小组，其办事机构设在有关部门的，不单设档案全宗，其档案纳入有关部门档案全宗进行管理。

（五）机构改革后机构名称变更、职能改变或者规格降低，且原单位未独立建档的，机构改革后仍不需要独立建档的，文件材料交新主管部门档案室集中统一管理。

各涉改单位根据以上规定，结合工作实际提出本单位档案的具体归属与流向的意见，报市档案局审查同意后实施。

三、要切实做好机构改革中的档案处置工作

凡涉及本次机构改革的单位和部门，都要按照档案归属与流向的规定，做好档案的处置工作。

（一）处置内容。包括档案、资料和检索工具。档案种类包括机构存续中保管的文书档案及机构改革过程中形成各项交接文件的全部文书档案、基建和科研等各种科技档案、会计和专业等各种专门档案、公务礼品档案、实物档案、电子档案、照片和印章等特殊载体档案。资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、大事记等。检索工具包括纸质目录、电子目录、全宗卷等。

（二）处置工作要求

1.全面收集清点。各涉改单位根据本单位的档案管理和处置工作方案，及时清点档案，统计档案门类、数量。对照本单位的文件材料归档范围，结合单位主要职能，清查散存在各内设机构和个人手上的文件材料，并进行登记造册，做到应收尽收。收集清点的档案形成时间截止到组建的新机构成立之前。

2.认真组织整理。各单位要按《岳阳市档案馆档案接收进馆标准》（岳档〔2014〕12号）对应处置的全部档案进行系统整理、编目，不得分散，编制好检索工具，完善全宗卷后，连同档案的电子目录一并向市档案馆或新组建的新机构移交。各类档案的整理规范及检索工具编制要求如下：

（1）文书档案的整理。2000年以前的档案按照《文书档案案卷格式》以卷为单位进行整理。2001年以后的档案按照《归档文件整理规则》以件为单位进行整理。

（2）科技档案的整理。符合《科技档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）的要求。

（3）专业档案的整理。不同的专业档案要符合相关专业档案整理规范的要求，如会计档案符合《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）和《会计档案案卷格式》（DA/39-2008）的要求。

（4）公务礼品档案的整理。符合《湖南省公务礼品档案管理规定（试行）》（湘档发〔2011〕16号）的要求。

（5）特殊载体档案的整理。不同的特殊载体档案要符合各自的整理规范要求。如印章档案符合《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）的要求，照片档案符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求，电子档案符合《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）的要求。

（6）检索工具的种类和要求。移交档案时，必须移交相应的纸质目录一式两份、电子版目录一份及全宗介绍。电子版目录须为从档案管理系统中导出的目录数据。有条件的单位可完成档案全文数字化，同步移交档案全文数据。各单位须按照《全宗指南编制规范》（DA/T14-94）编写该单位的全宗介绍。

（7）编研资料。移交档案时，同时移交本单位的组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等有关材料。

3.规范处置手续。各涉改单位应严格履行档案处置交接手续。一是规范内部移交手续，对散存在单位各内设机构和个人手中的档案，由单位档案室统一接收，办理交接手续。二是规范向市档案馆或新机构移交手续。向市档案馆移交档案时，由涉改单位档案工作机构负责人向市档案馆管理科移交档案、向开发利用科移交检索工具与全宗卷，确认无误后，在交接文据上签字，一式两份，存入全宗卷永久保管；向新机构移交档案时，移交工作应在交接双方分管档案工作的负责人主持下，确认无误后，双方在交接文据上签字，一式三份，由交接双方分别存入各自全宗卷永久保管，1份交市档案局备案。档案处置工作应在新组建机构成立之日起3个月内完成。

四、要进一步压实责任，严肃档案处置工作纪律

（一）涉改单位应根据上述规定，提出本单位档案归属与流向意见，制定档案管理和处置工作方案，于全市机构改革方案正式公布一周内报市档案局审查，以便及时做好组织协调和指导服务工作。

（二）市档案局各科室要履行业务主管职责，提前介入，做好业务指导和服务，并加强机构改革中的档案行政执法工作，切实纠正违反档案法律法规的行为。市档案馆认真做好接收档案的各项准备工作，督促有关单位及时移交档案，确保国家档案资源齐全完整。

（三）各涉改单位要采取有效措施和手段，加强组织领导，强化档案管理和处置工作，严防因机构变动、人员调整，导致档案无人过问，造成泄密事件和档案丢失、损毁；档案人员要履行职责，认真组织清点、鉴定、核对本单位的档案，做到账物相符。各单位鉴定为定期保管的各类档案，严禁机构改革中作销毁处置。任何单位和个人都不得私自带走、留存、转移和销毁档案。

（四）涉改单位的档案处置工作将列为评估机构改革工作是否落实到位的重要指标，市档案局将报请市委深化机构改革领导小组办公室、市委编办、市委督查室等单位形成联合督查组，对各涉改单位的档案处置工作进行专项督查，督查内容为各涉改单位对档案处置工作的重视程度、档案归属与流向、安全保管等方面。对机构改革中档案丢失、损毁、泄密的单位和个人，对拒不按规定处置和移交档案的单位和个人，将严格按照档案法、保密法和《档案管理违法违纪行为处分规定》， 严肃追究单位领导和有关人员的责任。另报请市纪委监委严肃查处涉改单位档案处置工作中的失职、渎职行为。

岳阳市档案局

2018年10月12日