首先必须符合一个前提条件，就是申领人必须是报刊社的在编人员或与报刊社签有劳动聘用合同关系的；其次，由所在报刊社通过加密终端在中国记者网以驻站记者的名义进行网上申报后，再向我局提交以下6份材料：《领取新闻记者证登记表》（这份是由单位填写的，全面反映了单位记者的领证情况）、《领取新闻记者证人员情况表》以及每个申领人的身份证、大专以上毕业证明、从业资格证（即记者培训合格证）、加盖单位红章的聘用合同复印件；经我局审核通过后，将申领人名单报新闻出版总署，由总署或报刊社所在地新闻出版局核发记者证，报刊社领回证件后再发放给驻站记者。
我省报刊驻外记者站人员申领记者证，须在网上申报后，书面材料一式两份分别报送我局及驻站所在地新闻出版局审核，由我局打印发放证件。
所有驻站记者的记者证单位名称一栏，都必须统一标明XX报（刊）驻XX记者站。对于那些未经过我局审核同意而擅自以报刊社记者名义领取的记者证，我局在记者站和记者证年度核验中不予通过。对没有领取记者站记者证的站，我局将据《报刊记者站管理办法》视其为无持证记者。如该记者站连一个持证记者也没有，我局将依法给予注销。